Come scrivere email efficaci e autorevoli per lavorare meglio e farsi rispettare

Per i blogger, che tipicamente hanno l’ufficio in casa, e quindi molte distrazioni, e spesso non incontrano mai personalmente i loro clienti, è importante imparare a lavorare in modo economico.

Che significa:

• non perdere tempo;
• non sprecare energie;
• usare una comunicazione chiara;
• dare e ricevere consegne “di ferro”;
• ottenere i risultati desiderati entro la data stabilita.

Ovvero:

• abbassare i margini di errore (e la conseguente necessità di rifare il lavoro) e della frustrazione;
• soddisfare e mantenere il cliente;
• rinnovare la soddisfazione nel proprio mestiere.

Come scrivere email efficaci

Mentre all’interno delle aziende o dei gruppi di lavoro vengono usati tool di condivisione come Trello, Slack o Teams, i blogger comunicano quasi esclusivamente con un referente alla volta e quindi via email.

Nel blogging il digital marketing si fa con clienti che possono essere a 1 o 1000 km di distanza, per cui  tipicamente si procede così:

1. si contatta l’azienda;
2. si apre il rapporto di lavoro con un incontro, una videochiamata o una telefonata (in ordine descrescente di preferenza) in cui si raccolgono informazioni intervistando il potenziale cliente sulle sue esigenze di marketing immediate o future;
3. si prepara e si invia un’offerta formale;
4.  si fermano i punti-cardine della collaborazione via email.

Fa davvero la differenza nel flusso di lavoro ricordarsi che le email devono:

• avere come oggetto un tema chiaro (no: “aggiornamento”; sì: “aggiornamento foto per blogpost su nomeblog.it”): questo renderà evidente la priorità che deve essere data all’email e renderà più facile cercarla nel proprio archivio;
• trattare solo quell’argomento (se c’è dell’altro, va in un’altra email, con un proprio oggetto): questo verticalizza i thread e permette di non disperdere le informazioni;
• confermare o meno un accordo preso, dopo averlo riassunto (meglio se in un elenco puntato o numerato, che rende più facile individuare eventuali questioni pendenti).

Come scrivere email autorevoli

Per chi lavora come libero professionista, e a maggior ragione nel campo del blogging, è essenziale “emanare una vibrazione” di autorevolezza e fermezza che blocchi sul nascere conversazioni che vogliono andare a parare nel chiedere sconti, modifiche infinite, contenuti extra non compresi nel preventivo. Il messaggio che deve passare, sempre, è: accà niscuno è fesso.

Non sminuiamo per primi il nostro lavoro e le nostre competenze, altrimenti lo faranno subito anche gli altri. Affermiamo invece il nostro valore con messaggi gentili ma inequivocabili, evitando del tutto toni passivo-aggressivi, sottomessi o lagnosi.

Vediamo alcuni esempi pratici tratti dall’infografica dell’illustratrice Dani Donovan (per inciso: Dani ha l’ADHD, e ha creato un modello di business molto interessante per supportare il suo lavoro, che vi consiglio di guardare qui).

Email che riguardano deadline e timing

Quando abbiamo un impegno imprescindibile che va scontrarsi con la disponibilità data al cliente in una data fascia oraria:

• Cosa non scrivere: Mercoledì ho il dottore, vi dispiace se chiudo prima?
• Cosa scrivere: Vi segnalo che mercoledì chiuderò alle 15.

Quando stiamo rispondendo in ritardo:

• Cosa non scrivere: Mi scuso per il ritardo della mia risposta.
  
• Cosa scrivere: Vi ringrazio per la pazienza.
  

Quando dobbiamo accordarci su un orario/deadline:

• Cosa non scrivere: Quando vi andrebbe bene?
• Cosa scrivere: Vi propongo mercoledì alle 15 o giovedì alle 10.30.
  

Email che riguardano il flusso di lavoro e relativi feeback

Quando abbiamo fatto qualcosa in più del dovuto e riceviamo un ringraziamento:

• Cosa non scrivere: Figuriamoci, nessun problema!
  
• Cosa scrivere: Mi fa piacere esservi stato/a utile.
  

Quando sappiamo cosa stiamo facendo, e l’altra parte sta deviando inutilmente:

• Cosa non scrivere: Penso che forse dovremmo fare X…
  
• Cosa scrivere: Sarebbe meglio se facessimo X.
  

Quando stiamo aspettando una risposta che non arriva:

• Cosa non scrivere: Volevo sapere se / Mi chiedevo se…
  
• Cosa scrivere: Per quando mi posso aspettare un riscontro?
  

Quando hai bisogno che l’altra parte si sforzi di capire:

• Cosa non scrivere: Così è più chiaro?
  
• Cosa scrivere: Fatemi sapere se avete altre domande.
  

Quando hai fatto un errore:

• Cosa non scrivere: Mi dispiace, è colpa mia… me lo sono proprio perso!
  
• Cosa scrivere: Grazie per avermelo fatto notare, in allegato trovate la versione aggiornata.
  

Quando non sai come passare un messaggio con il tono giusto:

• Cosa non scrivere: [Qualsiasi cosa, scrivendo e cancellando perché non sei soddisfatto]
  
• Cosa scrivere: Sarebbe più facile parlarne direttamente per telefono / Skype / di persona.
  

E voi avete qualche suggerimento o una formula di email che manca a questa lista? Scrivetecelo nei commenti!