La routine del blogger: esiste davvero?

Se cercate “routine blogger” su Google trovate decine di articoli in cui blogger di ogni settore e nazionalità vi raccontano la loro perfetta daily routine fatta di planner scritti con penne rosa profumate, mazzo di tulipani sul tavolo di legno bianco, scrivania libera e organizzata. Non credeteci: il lavoro del blogger è come quello dell’impiegato, fatta di ritardi, emergenze, documenti accumulati e contabilità.

In alcuni casi vi capiterà anche di trovare foto di blogger che scrivono mentre sono sdraiati su un’amaca sotto una palma. Non credeteci: anche i nomadi digitali hanno bisogno di un tavolo orizzontale se lavorano 8 ore al giorno al computer.

Il lavoro di blogger è bellissimo, ma molto impegnativo. Al contrario di quello che pensano le persone “non addette” al settore, questo mestiere prevede moltissimi task, non solo quello di scrivere post e cliccare su “pubblica”.

E include continui cambi di programma, perché, come tutti i freelance, anche il blogger vive in continuo equilibrio precario tra vita personale e lavoro.

Fino a qualche anno fa era molto più semplice: pubblicavi un post, lo rilanciavi su Facebook (senza troppi paletti) e il post cominciava ad essere letto da centinaia (o migliaia) di persone. Una meraviglia.

Ma poi il livello si è alzato, i social sono aumentati, le foto sono migliorate. Le collaborazioni con le aziende e agenzie sono diventate più complesse. L’engagement con i lettori è diventato molto frammentato e multipiattaforma. La concorrenza è cresciuta. Tutte le dinamiche si sono complicate. Il regime fiscale forfettario è cambiato quasi tutti gli anni.

Ma cosa fa un blogger tutto il giorno?

Scrivere un post è il 10% del lavoro di un blogger. Facciamo il 20% se ci sono anche le foto da scattare o i video da girare/montare. E siamo solo all’inizio. Altri importanti task quotidiani del blogger sono:

• rispondere alle email
• sviluppare e gestire contatti con advertiser, scrivere proposte e quotazioni
• gestire i contatti sui canali social
• programmare i contenuti sui canali social
• fare SEO
• fare email marketing
• sviluppare affiliazioni e mantenerle
• creare corsi, ebook, prodotti
• mantenere il sito e gestire i problemi tecnici
• creare grafiche
• gestire la contabilità
• formarsi
• e molto altro.

Gestire bene il tempo tra routine e flessibilità

Una delle maggiori sfide per un blogger è quindi la gestione del tempo: tante cose da fare, ma nessuno tranne te stesso con cui confrontarsi e a cui fare riferimento. Devi avere abbastanza disciplina per mantenere il focus e non perderti, soprattutto se lavori a casa con altre potenziali distrazioni.

Identificare e imporsi una routine di lavoro come blogger è fondamentale. Occorre trovare la propria routine, testarla ed eventualmente modificarla. 

Negli anni la mia routine di lavoro come blogger è cambiata molte volte, anche in relazione alla mia vita privata (=età di mia figlia). Ho sempre strutturato una routine adatta ai miei obiettivi ed esigenze.

Tuttavia la vita inevitabilmente accade e le cose possono complicarsi. Quello di cui abbiamo bisogno è programmare bene e sempre ma restare flessibili. 

Non è semplice, però è uno standard con cui si impara a convivere e che ha i suoi vantaggi, prima di tutto la libertà personale e professionale.

Nota personale: a volta basta avere la febbre alta per 24 ore per farti saltare i programmi di lavoro di tutta la settimana e oltre. Per non parlare di quando sono i figli ad ammalarsi: vi posso raccontare che nel 2013 mia figlia è stata in ospedale per 5 giorni, e io con lei. Non sono riuscita a pubblicare uno sponsored post e ho perso quel cliente (che non si è dimostrato molto comprensivo, pur essendo un piccolo brand etico di giochi per la prima infanzia).

Fissare le priorità: ma come?

Qualsiasi manuale di lavoro o coaching ti dice: devi fissare delle priorità.

Ok. Ma come faccio a capire quali sono le priorità? Per me è tutto urgente e prioritario. Ci sono letteralmente decine di cose che devo fare per gestire il mio blog ogni giorno e  le ore non bastano mai. Per me fissare delle priorità significa:

• identificare una serie di task che devo fare tutti i giorni, anche in vacanza e anche quando, per qualche motivo, ho solo un’ora per lavorare al computer. I miei task obbligatori sono: controllare le email, approvare i commenti e rispondere, controllare i canali social. Tra questi task obbligatori non c’è la creazione di contenuti nuovi.
• identificare a inizio settimana le priorità dei prossimi 5 giorni, tenendo sotto’occhio l’agenda degli appuntamenti, delle call e il calendario editoriale. In questo modo cerco di dare una lettura trasversale ai task per ottimizzare il tempo (ad esempio fissare un blocco unico di due/tre ore per programmare tutti i contenuti social della settimana)

Ma questi sono solo esempi personali. La chiave di lettura è: fissare le priorità per non farsi distrarre dalle non-priorità (che sono sempre dietro l’angolo pronte a distrarci!)

Daily planner: cosa è e perché è fondamentale farlo

Definire ogni mattina i task del giorno: per me questo è lo strumento fondamentale di lavoro. Al mattino compilo il mio daily plan, senza il quale la mia giornata è molto meno produttiva e mi lascia un senso di confusione e incompiutezza a fine giornata.

Vi racconto come compilo il mio daily plan:

• la prima cosa da dire è che non è la mia agenda. È un foglio “usa e getta”: io uso il mio stampabile (pubblicato sul mio sito BabyGreen come “planner per conciliare lavoro e famiglia“) ma va bene anche un quaderno, un bullet journal, un bloc notes.
• ogni mattino, sul mio desk, senza tulipani ma con un grandissimo caffè caldo, consulto tre strumenti: l’agenda degli appuntamenti (di lavoro e famiglia), il calendario editoriale, la to do list settimanale. In base all’incrocio delle informazioni che ne ricavo, ragiono su quello che riuscirò verosimilmente a fare e lo scrivo nel planner. Prima scrivo l’elenco dei task in ordine sparso, poi li osservo e scrivo accanto ad ognuno un numero che corrisponde all’ordine di realizzazione: prima cosa da fare, seconda cosa da fare, ecc. Magicamente, tutto scorre meglio.
• nel mio daily plan inserisco anche le cose personali: dal bucato alla cena, perché le ore sono 24 e anche il bucato pesca da queste 24.
• uso il time blocking: invece di lavorare a flusso libero, imposto un intervallo di tempo specifico per l’esecuzione di una determinata attività e non mi concentro su altro. Ve ne parlo meglio sotto.

Il Daily Plan deve avere obiettivi raggiungibili, non deve essere una lista irrealizzabile di tutte le pendenze (che devono restare nella to do list settimanale). Se organizzo la mia giornata in modo sostenibile, questa si concluderà bene con una sensazione di risultato raggiunto. Se invece scrivo venti cose da fare, quasi sicuramente non riuscirò a portarle tutte a conclusione. Il risultato sarà solo stress.

Time blocking: cosa è e come funziona

Il time blocking è la pratica di pianificare in anticipo ogni momento della giornata e di dedicare specifici “blocchi” di tempo per determinati compiti e responsabilità. Mentre un elenco di cose da fare ti dice cosa devi fare, il time blocking ti dice quando farle.

I blocchi di tempo si basano sul concetto di simple tasking (al contrario del poco produttivo multi tasking). È fondamentale per:

• essere focalizzati
• eliminare le distrazioni
• moltiplicare la concentrazione
• lavorare meglio
• non perdere tempo
• non far “espandere” il lavoro fino a riempire tutto il tempo disponibile

Per qualcuno il time blocking è quasi una filosofia di vita e lavoro. Io sono meno rigida, ma ho comunque fissato i seguenti blocchi di tempo:

• 5-6 am: caffè e pianificazione (scrivo daily plan)
• 6-7 am: deep work (produzione contenuti)
• 7-9 am: family time
• 9-12: deep work (produzione contenuti)
• 12-13: call e messaggi vari
• 13-14: pranzo e family time (spesso molto più breve)
• pomeriggio: tutti i task che non richiedono la massima concentrazione (email, calendario editoriale, social, quotazioni, ecc.)

Tra questi, le ore di deep work sono le più preziose. Sono quelle in cui sono più riposata, concentrata, focalizzata e motivata. Per questo motivo dedico queste ore al lavoro di creazione di contenuti.

Però ora ditemi voi: avete una routine? Come la gestite? Avete tip da condividere con me e con altri lettori per ottimizzare le nostre fitte giornate?